Deel 4 van 5 in onze reeks over de vijf frustraties van teamwork van Patrick Lencioni. Door Rutger de Rijk, oprichter van Out of Office. Samen met Annelies Slijpen en ons trainersteam trainen we teams in de natuur, van kleine teams tot grote organisaties.
In het kort
Lencioni bedoelt met verantwoordelijkheid: durven een collega aan te spreken als zijn gedrag het team schaadt.
Niks zeggen voelt aardig, maar maakt de relatie juist slechter en laat de lat zakken.
Het team zelf moet de plek zijn waar je elkaar aanspreekt, niet alleen de leidinggevende.
In onze teamopdrachten zien we het steeds weer. Zolang alleen de manager iemand aanspreekt, houdt de rest zich in. Maar zodra teamleden het elkaar zelf durven te zeggen, verandert er echt iets. Mensen gaan elkaar meer vertrouwen, ze voelen dat het ertoe doet, voor de ander en voor zichzelf, en ze willen harder rennen voor het gezamenlijke doel.
Gaat het in een opdracht niet goed, dan stappen we even in en bespreken we wat er gebeurt. Vaak is dat precies het moment van een kleine doorbraak. In de volgende ronde spreken mensen elkaar wel aan, en het gaat meteen een stuk beter.
Patrick Lencioni noemt dit de vierde laag van zijn piramide: het ontlopen van verantwoordelijkheid.
Wat bedoelt Lencioni met het ontlopen van verantwoordelijkheid?
Verantwoordelijkheid is zo'n woord dat zo vaak valt dat het bijna niks meer betekent. Lencioni bedoelt er iets heel concreets mee: durven een collega aan te spreken op gedrag of prestaties die het team schaden. Dus niet wachten tot de leidinggevende het doet, maar het zelf zeggen.
Dat is lastig. Het voelt ongemakkelijk, en je wilt de goede band met je collega niet op het spel zetten. Het gekke is dat die band juist slechter wordt als je niks zegt. De irritatie groeit, de lat zakt langzaam, en de mensen die wel hard werken haken af. Teams die elkaar wel aanspreken, laten zien dat ze elkaar serieus nemen. Je verwacht iets van de ander, en dat is eigenlijk een compliment.
Lencioni zegt het heel nuchter: druk van collega's is het beste middel om de lat hoog te houden. Niks motiveert zo sterk als het idee dat je een collega die je respecteert laat zitten.
Dit lukt alleen als de lagen eronder op orde zijn. Je vertrouwt elkaar, je hebt de discussie gevoerd en het is helder wat je hebt afgesproken. Je kunt iemand nu eenmaal moeilijk aanspreken op iets wat nooit is afgesproken.
Zo herken je het ontlopen van verantwoordelijkheid
Er is irritatie tussen mensen die met verschillende normen werken.
Gemiddeld is goed genoeg.
Deadlines en afspraken schuiven steeds op.
De leidinggevende is de enige die ooit iemand aanspreekt.
Feedback komt via de wandelgangen in plaats van rechtstreeks.
Wat helpt?
Lencioni grijpt hier terug op een paar simpele, ouderwetse middelen. Maak zichtbaar wat je van elkaar verwacht: wat wil het team bereiken, wie doet wat en hoe gaan we met elkaar om? Bespreek de voortgang regelmatig, op een vast moment. En beloon als team in plaats van alleen individueel. Slaag of faal je samen, dan ga je niet rustig zitten wachten tot een collega het laat liggen.
Wat de wetenschap zegt
Dat mensen in een groep minder hun best doen dan alleen, weten we al tientallen jaren. Het heet social loafing. Het gebeurt vooral als niemand ziet wat jouw bijdrage is, als die bijdrage niet lijkt uit te maken en als er geen duidelijke norm is. En dat zijn precies de knoppen waar Lencioni aan draait: maak zichtbaar wie wat doet, spreek de norm uit en spreek elkaar aan.
Hoe je iemand aanspreekt, maakt veel uit. Feedback werkt het best als het gaat over concreet gedrag en wat dat doet, niet over iemands persoon of karakter. "Je stuk kwam twee dagen later binnen, daardoor kon ik niet verder" landt veel beter dan "je bent onbetrouwbaar". En vraag erbij wat de ander nodig heeft. Vaak zit er iets achter wat je niet wist.
En de leider?
Sterke leiders trekken dit vaak onbewust naar zich toe. Zij spreken mensen aan, dus de rest doet het niet meer. Jouw taak als leider is om het team zelf de plek te laten zijn waar je elkaar aanspreekt. Pas als dat niet lukt, stap je in. En dan wel zonder twijfel.
Probeer dit maandag
Zet in je volgende overleg de afspraken van vorige keer op een rij, met wie wat zou doen. Loop ze samen langs, zonder oordeel: gelukt, half gelukt of niet gelukt? Laat niet de leidinggevende de vragen stellen, maar laat iedereen elkaar vragen wat er nodig is. Zo wordt elkaar aanspreken iets normaals in plaats van iets spannends.
Veelgestelde vragen
Hoe spreek je een collega aan zonder de relatie te beschadigen?
Door het over gedrag en afspraken te hebben, niet over de persoon, en door duidelijk te maken dat je het zegt omdat je iets van de ander verwacht. Volgens Lencioni wordt de relatie er juist beter van.
Waarom is het niet genoeg als de manager mensen aanspreekt?
Omdat de rest van het team zich dan inhoudt en de manager de enige wordt die op de lat let. Dat is zwaar voor de manager en werkt minder goed dan collega's die elkaar scherp houden.
Wat als er geen duidelijke afspraken zijn?
Dan begin je daar. Je kunt iemand niet aanspreken op iets wat nooit is afgesproken.
Naar de volgende laag
Wordt niemand op zijn bijdrage aangesproken, dan gaat ieder op den duur voor zijn eigen belang. Daarover gaat het laatste deel: te weinig aandacht voor resultaten. Terug naar deel 3: gebrek aan betrokkenheid.
Zo zie je dit in de praktijk
Als iedereen denkt dat een ander het oppakt: social loafing in je team
Groepspolarisatie: waarom je team samen extremere besluiten neemt
Zo helpen wij jouw team verder
Elkaar aanspreken zonder dat het pijn doet aan de relatie: het is een van de lastigste dingen in een team, en een van de waardevolste. In onze trainingen oefen je dat in opdrachten waarin het er echt toe doet, met een trainer die op het juiste moment instapt. Vaak is dat het moment van een kleine doorbraak die je mee terugneemt naar kantoor.
Wil je dat jouw team elkaar beter scherp houdt? Plan een kennismaking, dan kijken we samen waar jullie staan. Of bekijk ons aanbod.
Happy teams are built outside!
Deze blog is gebaseerd op het model uit De vijf frustraties van teamwork (The Five Dysfunctions of a Team) van Patrick Lencioni. Een aanrader voor iedereen die met teams werkt.