Reactie Out of Office x Diaconie | Teamdag 16 April

Hi allemaal,

Naar aanleiding van de evaluatie met Sarah wilden wij graag nog even rechtstreeks vanuit Out of Office reageren op de teamdag van 16 april.

Allereerst: we balen er enorm van dat de dag voor een deel van jullie niet prettig of veilig heeft gevoeld. We hebben via Sarah verschillende reacties teruggekregen en die zorgvuldig gelezen en besproken. Sommige ervaringen hebben duidelijk een andere impact gehad dan bedoeld was, en dat nemen we serieus. Het spijt ons dan ook echt dat voor een deel van jullie de dag niet was wat je hoopte. 

We organiseren dit soort dagen vanuit een oprechte overtuiging dat vertraging, ontmoeting, plezier, persoonlijke inbreng en soms ook kwetsbaarheid kunnen bijdragen aan meer begrip, verbinding en vertrouwen binnen teams. Tijdens de dag zelf hadden wij het idee dat dit op veel momenten gebeurde: hele fijne zorgvuldigheid voor elkaar bij de blinddoek oefening, deelrondes onder de waterlijn waar (h)erkenning leek te ontstaan, ruimte voor lichtheid en humor vanuit de groep, er werd genoten van de lunch en borrel samen, veel pret in de busreis en mooie gesprekken bij de wandeling. Juist daarom kwam de impact van een deel van de feedback voor ons ook onverwacht binnen.

Binnen Out of Office, en ook in de ruime ervaring van Evert, die deze training inmiddels meer dan 200 keer heeft begeleid, hebben we niet eerder een dergelijke afdronk meegemaakt. Dat maakt deze situatie voor ons ook erg leerzaam en heeft geleid tot uitgebreide evaluatie en reflectie.

Met name in het verwachtingsmanagement en de afstemming vooraf liggen voor ons belangrijke leerpunten. In de voorbereiding was duidelijk aangegeven dat de vraag was naar een verbindende, verdiepende, speelse en ontspannen dag, waarbij mensen zich vrij moesten voelen in wat zij wel of niet wilden delen. Hoewel dat ook onze intentie was, is dat tijdens de ochtend voor een deel van jullie niet zo ervaren. Dat had beter gemoeten.

We zien een aantal concrete lessen voor onszelf:

• Vooraf nog duidelijker en explicieter communiceren over de aard en intensiteit van werkvormen

• Meer doen om vrijwillige deelname ook zo ervaren te laten worden 

• Voldoende ruimte voor mensen die liever observeren, luchtigheid zoeken of minder persoonlijk willen delen

• Verschillen in persoonlijkheid, achtergrond en cultuur vragen om meer flexibiliteit in de aanpak van oefeningen

• Gedurende de dag nog scherper blijven aanvoelen wanneer een groep spanning of ongemak ervaart

We weten dat sommige oefeningen ook achteraf kunnen doorwerken. Een van de verschijnselen noemt Brené Brown (auteur van Daring Greatly) een “vulnerability hangover": het gevoel dat kan ontstaan nadat je iets persoonlijks hebt gedeeld en later denkt: wilde ik dit eigenlijk wel delen? Dat gevoel kan ongemakkelijk of confronterend zijn, zeker in een werkomgeving. De emotionele nasleep ontstaat vaak doordat ons brein na openheid automatisch zoekt naar mogelijke afwijzing of oordeel van anderen. We hadden jullie hier beter op moeten voorbereiden en dit explicieter moeten benoemen. 

We hebben met Sarah gesproken over de ervaringen, de impact hiervan en de lessen die hieruit voortkomen. We waarderen de openheid waarmee dat gesprek gevoerd is. Deze feedback nemen we serieus mee in hoe we toekomstige dagen ontwerpen, voorbereiden en begeleiden.

Mocht er behoefte zijn aan een persoonlijk gesprek of verdere opvolging, dan mag je mailen naar info@wijzijnoutofoffice.nl. Ik (Rutger) zal daar persoonlijk op terugkomen.

We wensen jullie allemaal het beste en blijven al het mooie werk van Diaconie met veel waardering volgen.

Groet,
Rutger & team Out of Office